قابلیت ها و امکانات عمومی سیستم ثبت کلیه مشخصات نامه های وارده و صادره اعم از: نوع نامه، طبقه بندی نامه، ارجحیت نامه، موضوع نامه، تاریخ ثبت، شماره نامه، شماره اندیکاتور، مضمون نامه، رونوشت ها و .... تعریف چارت سازمان داخلی بصورت درختواره تعریف و ثبت طرف مکاتبات سازمان اعم از: اشخاص، شرکت ها، ادارات و ... امکان ثبت نامه ها و پیوست های یک نامه اعم از: عطف، پیرو، بازگشت و ... امکان پیوست انواع فایل ها به نامه از جمله ، PDF، EXE و ارتباط با آن نرم افزارها امکان نمایش اطلاعات نامه بر اساس صادره ، وارده و ... با تعیین تعداد نامه قابل نمایش در یک فرم امکان تنظیم ستون های جدول گزارش از نامه ها در صفحه اصلی به همراه چاپ و انتقال آنها به نرم افزار Wordو Excel جستجوی سریع بر اساس : موضوع، سازمان بیرونی، سازمان داخلی، مضمون نامه، تاریخ ثبت، شماره اندیکاتور، تاریخ نامه، شماره دبیرخانه مرکزی و یا حتی بر اساس ارجاعات آن ... . اصلاح اطلاعات پایه درج شده در سیستم، مانند: انواع نامه ها (فاکس،تلگرام، دستی و...)، انواع طبقه بندی (عمومی، عادی، محرمانه و ...)، ارجحیت نامه ( عادی، فوری، آنی) انواع وضعیت (اصل، کپی، المثنی و ...)، سمت ها، دبیرخانه ها و ... امکان گروه بندی طرف مکاتبات سازمان جهت دسترسی سریع تر امکان دسترسی به نامه های پیرو و عطف هر نامه امکان رزرو شماره نامه . . . .
اسکن و بایگانی
• قابلیت اتصال به انواع اسکنرهای تک برگی و دسته ای • امکان درج محل فیزیکی نامه ها، پرونده ها و زونکن های بایگانی • امکان ایجاد کپی متعدد از یک نامه و بایگانی آنها در زونکن های مختلف • انجام عملیات بایگانی نامه و طبقه بندی اسناد بر اساس دسته بندی و زونکن های مختلف • امکان Scan تصاویر با فرمتهای Jpg و Tiff و ذخیره آنها در بانک اطلاعاتی سیستم • امکان خواندن تصاویر نامه ها به صورت گروهی با اسکنر های Feeder • امکان ویرایش در تصاویر مانند چرخش، تعیین مقیاس تصویر، برزگنمایی، کوچک نمایی، پاراف و همچنین چاپ آن نامه در سایزهای مختلف • فشرده سازی حجم تصاویر نامه ها و جداسازی فایلهای تصویری سالهای گذشته جهت افزایش سرعت سیستم • . . .
Word
• تایپ نامه توسط ویرایشگر2007 و MS Word 2003 • امکان تعریف و ذخیره الگو و قالب های متنوع برای متن نامه ها در نرم افزار Word • ذخیره قالب و متن فایلهای Word در بانکهای اطلاعاتی سیستم جهت جلوگیری از آشفتگی و پراکندگی فایل متنی نامه ها • امکان گروه بندی قالب نامه ها برای دسترسی سریع و اعطای مجوز روی گروه قالب ها به کاربران • قابلیت گزارشگیری و جستجوی کامل در متن فایل های Word (مفهومی) • امکان ارتباط با بانک های اطلاعاتی دیگر و درج اطلاعات در متن نامه • امکان تعریف الگو و قالب های مختلف جهت تنظیم شماره اندیکاتور برای هر دبیرخانه • امکان تهیه گزارشات متنوع به صورت کلی، نموداری، آماری، جدولی • امکان صدور کلیه گزارش های پویا و آماری به نرم افزارهای Word و Excel • گزارش از دفتر اندیکاتور • گزارش از مکاتبات وارده ، صادره، داخلی و ... • امکان گزارش گیری پویا بر اساس محدوده تاریخ ثبت، فرستنده، گیرنده، رونوشت، شماره نامه، موضوع نامه، تعداد نامه های ثبت شده توسط هر کاربر و . . . . امکانات کارتابل